|
Генезис новых товаров, услуг или ролей организации всегда зарождается из идеи, эволюционирующей внутри организации. Как правило, такие системные идеи проходят совершенно определенный жизненный цикл, т.е. естественный и повторяющийся, типичный порядок последовательности выдвижения идей и действия. В каждой фазе этого цикла для достижения общей эффективности системы от организации требуется вполне конкретные, отличные варианты такой последовательности мысли и действия. Фазы этого цикла иллюстрируют концепцию жизненного цикла развития систем. Можно выделить следующие фазы: концептуальная, фаза оценки, фаза производства, операционная фаза, фаза освобождения. Концептуальная фаза развития идеи — это та фаза, на которой формулируется идея и происходит ее предварительная оценка. Зародыш системной идеи может появиться как из другого исследования, так и из текущих организационных проблем или наблюдений за организационными взаимодействиями. Концептуальная фаза предполагает следующие действия: определение существующих потребностей, потенциальных или отдельных недостатков существующих подсистем организации, их потенциальной ограниченности; внедрение системных концепций, предоставляющих начальное стратегическое руководство для восполнения концептуальной недостаточности; определение начальной экономической, технической и общей применимости системы; исследование альтернативных способов достиженияцелей системы; нахождение ответов на вопросы: а) в какую цену обойдется система; б) когда можно будет начать ею пользоваться; в) какие функции и какую работу будет выполнять система; г) каким образом будет произведена интеграция системы в существующие организационные конструкции; расчет необходимого количества человеческих и прочих ресурсов; выбор первоначального дизайна системы, который смог бы удовлетворять требованию достижения системных целей; разработка первоначального интерфейса системы; разработка средств внедрения системы.
На этой фазе исследуется внешняя организационная среда, подготавливаются прогнозы, предварительно оцениваются цели и альтернативы совместно с предварительной оценкой эффективности, цены и временных аспектов развития системы. На этой же фазе впервые продумывается основная стратегия, основные этапы организации, а также потребность в ресурсах. Фундаментальная цель концептуальной фазы состоит в том, чтобы провести предварительное исследование возможности осуществления стратегии развития или проекта для того, чтобы подготовить базу для будущей детальной оценки. Во время концептуальной фазы жизненного цикла, как правило, отмечается высокий уровень смертности потенциальных систем. И это понятно, так как исследовательские процессы, проводимые на этой фазе, как раз и направлены на выявление идей и проектов, которые либо отличаются высокой степенью риска, либо являются технически или экономически неэффективными или неприемлемыми. Фундаментальная задача фазы оценки состоит в том, чтобы как можно более точно и быстро выяснить стоимость ресурсных потребностей и определить, насколько хорошо с экономической и технической точек зрения стыкуются все отдельные проекты, субсистемы и элементы, входящие в общую систему. Фаза оценки более детально объясняет, что именно и когда нужно сделать, как и во что это обойдется. Фаза оценки позволяет организации полностью определить систему до того, как организация начнет непосредственно встраивать систему в подготовленную для нее среду. Другими словами, фаза оценки заставляет руководителей и планировщиков перед тем как выделить ресурсы, серьезно подумать, действительно ли нужно осуществлять задуманное, чтобы материализовать систему и запустить ее в действие. Если первоначально идея успешно прошла через все испытания концептуальной фазы, то на фазе оценки она получит подтверждение, разрешение для дальнейшего изучения и развития. Фаза оценки дает возможность пересмотреть и перепроверить все принятые решения и продолжать развитие, создав систему-прототип. Обычно она предполагает выполнение следующей последовательности действий: проведение строгих расчетов количества необходимых человеческих и прочих ресурсов; подготовка окончательных требований, предъявляемых к производительности системы; подготовка детальных планов, необходимых для поддержания системы; определение реальной стоимости, распорядка работы; обнаружение тех элементов системы, где отмечается наибольшая стабильность и наибольший риск; определение взаимодействий как внутри, так и вне системы; подготовка необходимых поддерживающих субсистем; идентификация и начало подготовки документации, необходимой для поддержания работоспособности системы, такой, как описания определенных видов работ, инструкции, методики поведения, документы по бюджету, служебные записки и т.д.
Цель фазы производства состоит в приобретении и испытании всех системных элементов и всей системы в целом, используя шаблоны и стандарты, выработанные на стадии двух предыдущих фаз. Процессы фазы производства включают такие действия как непосредственная установка системы, разработка и изготовление аппаратных основ, размещение и распределение ответственности, конструирование отдельных устройств и подготовка необходимой документации. Фаза производства требует осуществления следующих шагов: оценка и детализация планов, разработанных на стадии предыдущих двух фаз; управление ресурсами, необходимыми для облегчения производственного процесса, такими, как фонды, рабочая сила, запасы; верификация спецификаций производственной линии системы; начало производства: конструирование и инсталляция; окончательная подготовка и распространение процедурных документов; проведение окончательных испытаний для определения адекватности системы для проведения тех работ, которые она изначально должна была исполнять; разработка технических учебных пособий и документации, описывающей, как работает система; разработка планов для поддержания системы на операционной фазе. Фундаментальная роль системного менеджера на операционной фазе состоит в предоставлении ресурсной поддержки, необходимой для достижения системных целей. Эта фаза должна подтвердить, что система действительно экономична, применима на практике и будет использована для достижения желаемых результатов. На этой фазе функции менеджера несколько меняются. Теперь он должен уделять больше внимания не планированию и организации, а контролированию системных операций по заранее намеченным графикам работы. Его обязанности по планированию и организации, тем не менее, не исключаются совсем — элементы этих функций всегда остаются, но только при этом менеджер должен больше склоняться к мотивации человеческого элемента системы и к контролю правильности распределения и применения ресурсов по всей системе. Именно на стадии этой фазы новая система занимает выделенное ей место в качестве элемента или подсистемы более крупной системы — организации в целом. В конце концов, новая система может потерять свою индивидуальность как таковую и ассимилироваться в институциональную палитру организации. На операционной фазе осуществляются следующие действия: использование системных результатов тем пользователем или клиентом, для которого они изначально предполагались; непосредственная интеграция продукции проекта в сопутствующие организационные структуры; оценка технической, социальной и экономической достаточности проекта; обеспечение обратной связи для организационных планировщиков, занимающихся разработкой новых систем и проектов; оценка адекватности сопутствующих систем. Фаза освобождения — это фаза, на которой организация выходит за рамки того бизнеса, в которых она находилась, начиная с концептуальной фазы.
Срок жизни любой системы ограничен, и это надо понимать таким образом, что изменения, неизбежные в ходе эволюции системы, рано или поздно приведут к такому ее состоянию, когда в своих существенных чертах она перестанет иметь что-либо общее с системой-прародительницей. Иными словами, количество неизбежно перейдет в качество. На практике же слишком часто этому очевидному факту не уделяется должного внимания, в результате на рынок продолжает выпускаться устаревший и не приносящий прибыли товар, используется неэффективный менеджмент систем или производителям сходит с рук применение устаревшего оборудования. Только с помощью систематического и продолжительного исследования возможностей освобождения системы организация может действительно надеяться на реальное избежание этих опасностей. Для этой фазы характерны следующие действия: разработка планов, распределяющих ответственность между сопутствующими организациями; перевод ресурсов в другие системы; анализ действий на предыдущих этапах, который включает в себя: а) оценка образа организации клиентами; б) анализ проблемы, с которыми приходилось встречаться на предыдущих этапах и путей их решения; в) технологические достижения; г) продвижение в понимании и накоплении информации о целях стратегического планирования; д) новые или улучшенные технологии менеджмента; е) рекомендации для будущего исследования подобного характера; ж) рекомендации для менеджмента будущих программ и проектов, то числе особенности взаимодействия с возможными партнерами; з) другие важные выводы, вытекающие из проекта данной системы. Меры, которые могут быть применены для оценки статуса и общего прогресса системы на различных стадиях ее жизненного цикла, очень различаются. Например, осваивая новый продукт, можно охарактеризовать разные стадии жизненного цикла развивающихся систем с помощью пропорционального анализа рабочей силы по каждому конкретному виду деятельности. Вначале доминирует исследовательский персонал, затем его роль постепенно уменьшается, и на первый план выходят инженеры, наконец, на передний план выходит персонал маркетинга и продаж. Кроме этого метода применяется так же метод оценки фаз развития с помощью определения уровней расходов на различных стадиях развития продукта. Концепции жизненного цикла применимы для всех динамических систем. Таким образом, организационная система развивается и вызревает согласно заданным параметрам цикла, очень похожего на цикл развития товара. Меры, используемые для определения различных стадий жизненного цикла организации, могут фокусироваться на ее товарной ориентации (например, военная продукция в отличие от гражданской), на составе ее персонала (например, ученые и простые рабочие) и т. д.
Для информационной системы менеджмента жизненный цикл может быть охарактеризован уровнем расходов на стадии развития, а также производственными характеристиками системы после того, как она непосредственно начала работать. Даже наиболее рациональным образом сконструированная и настроенная система управления никогда не будет работать идеально. Те или иные сбои и нестыковки во взаимодействии элементов обязательно присутствуют на всех этапах или фазах функционирования таких систем. Однако частота таких сбоев закономерно меняется по мере развития системы. Эта типичная для любой развивающейся системы закономерность представлена кривой на рис. 2.3. Из графика следует, что сразу после того как система была пущена в действие впервые, отмечается большое количество сбоев. Это определяется тем, что компоненты либо изначально были сконструированы не лучшим образом, либо не притерлись. С окончанием первого периода отмечается относительно постоянный режим работы, и количество сбоев не превышает нормы. На следующем этапе, когда некоторые части и элементы начинают интенсивно изнашиваться, количество сбоев, вызванных отказом отдельных компонентов, резко возрастает.
|
